En algún momento de este año te has hecho la pregunta, o te la ha hecho alguien de tu equipo: «¿pagamos ChatGPT para todos o encargamos algo a medida?». Y las respuestas que encuentras suelen venir de quien vende una de las dos cosas.
Nosotros vendemos la segunda, así que te lo decimos de entrada: la mayoría de las pymes debería empezar por la suscripción. Pero hay un punto en el que la suscripción se queda corta, y conviene saber reconocerlo antes de descubrirlo a base de horas perdidas. Vamos con precios oficiales y criterios concretos.
Qué cuestan las suscripciones (precios oficiales, agosto de 2026)
Los tres planes de equipo más habituales, según las páginas de precios de cada fabricante:
| Herramienta | Precio por usuario/mes | Notas |
|---|---|---|
| ChatGPT Business (OpenAI) | 20 $ con pago anual, 25 $ mensual | Mínimo 2 puestos |
| Microsoft 365 Copilot (complemento) | 18,20 € con pago anual | Requiere un plan Microsoft 365 base; promoción a 15,60 € hasta el 30/09/2026 |
| Claude Team (Anthropic) | 20 $ con pago anual, 25 $ mensual | Puestos premium con más uso, a 100 $ |
Los precios en dólares son los oficiales internacionales y no incluyen impuestos; lo que ves en tu factura española variará un poco. Para hacer números redondos: un equipo de 10 personas ronda los 2.400–3.000 € al año. No es gratis, pero es la forma más barata que existe de poner IA de verdad en manos de tu equipo.
Lo que la suscripción hace bien (y lo que no)
Una suscripción te da un copiloto: una herramienta excelente para que cada persona trabaje mejor. Redactar y revisar textos, resumir documentos y reuniones, preparar propuestas, analizar una hoja de cálculo, desatascar dudas. Si tu equipo vive en Word, Excel y Outlook, Copilot se integra donde ya trabajan; ChatGPT y Claude son más potentes como asistentes generales.
Pero fíjate en el patrón: en todos esos casos hay una persona delante. Alguien abre la herramienta, pide, revisa y usa el resultado. Eso define también sus límites:
- No corre sola. La suscripción no procesa las 400 facturas que llegan cada mes a un buzón mientras nadie mira. Alguien tendría que copiarlas y pegarlas una a una.
- No está conectada a tus sistemas. No registra nada en tu ERP, no cruza el pedido con el albarán, no actualiza tu CRM.
- Depende de cada persona. Dos empleados con la misma licencia sacan resultados distintos. No hay un proceso: hay usos individuales.
- El resultado no es auditable. Para tareas con implicaciones fiscales o contractuales necesitas trazabilidad, no un chat.
Ninguna de estas cosas es un defecto: es que la herramienta está diseñada para otra cosa. El error caro es intentar convertir una suscripción en un proceso a base de disciplina humana.
Cuándo te basta la suscripción
Con que se cumplan estas condiciones, no busques más:
- El beneficio que persigues es que cada persona trabaje más rápido, no que un proceso deje de hacerse a mano.
- Las tareas son variadas y puntuales: hoy un informe, mañana una propuesta.
- El volumen repetitivo es bajo: nada que ocupe horas cada semana a la misma persona.
- No necesitas que el resultado quede registrado en ningún sistema.
Si es tu caso, contrata la suscripción, da unas pautas mínimas de uso (qué datos no se pegan en un chat, cómo revisar lo que sale) y mide durante tres meses. Es la mejor relación coste-beneficio disponible y no necesitas a nadie como nosotros.
Cuándo compensa una automatización a medida
La señal es siempre la misma: un proceso concreto, repetitivo y con volumen que sigue comiéndose horas aunque todo el mundo tenga su licencia. Los ejemplos que más vemos:
- Extraer datos de facturas, albaranes o pedidos que llegan por correo y registrarlos donde toca.
- Clasificar y responder el correo operativo de clientes y proveedores.
- Generar documentación repetitiva (presupuestos, informes, fichas) a partir de tus datos reales.
Ahí el cálculo deja de ser por usuario y pasa a ser por proceso. Una automatización acotada con IA parte de unos 3.000 € —es nuestro precio publicado— y no se paga por puesto: corre sola, conectada a tus sistemas, con el mismo resultado a las 9 de la mañana que a las 11 de la noche.
La cuenta honesta se hace con tu línea base: si un proceso ocupa 20 horas al mes y valoras la hora en 25 €, son 6.000 € al año. Una automatización de 3.000–5.000 € se amortiza en el primer año; si el proceso solo ocupa dos horas al mes, no la encargues, y desconfía de quien te la venda igualmente.
No es «o una cosa o la otra»
La combinación que mejor funciona en pymes es secuencial:
- Empieza por la suscripción. Coste bajo, riesgo casi nulo, y tu equipo aprende qué puede pedirle a la IA.
- Observa dónde duele. A los dos o tres meses verás un patrón: la tarea que todos hacen con el chat a mano, copiando y pegando lo mismo cada semana.
- Automatiza ese cuello de botella. Justo esa tarea —con nombre, volumen y horas medidas— es la candidata a proyecto a medida. Lo demás, déjalo en la suscripción.
Así el proyecto a medida no nace de una promesa, sino de un dato: sabes qué proceso es, cuántas horas cuesta y cuánto vale resolverlo.
Nuestra posición
Si dudas entre pagar 20 € al mes por persona o encargar un desarrollo, empieza por los 20 €. Y cuando un proceso concreto se convierta en el sospechoso habitual de las horas perdidas, ponle números y automatízalo. Si quieres que lo miremos contigo, aquí tienes cómo trabajamos y aquí puedes contárnoslo: te decimos en 24 horas si tu caso justifica un proyecto a medida o si con la suscripción vas sobrado. Lo segundo también es una buena noticia.